Automatyzacja spotkań Make.com: synchronizacja kalendarza doradców z CRM i SMS-owe przypomnienia dla obu stron - bez ręcznych wpisów.
Klienci wypełniali formularz na stronie i od razu mogli wybrać dogodny termin rozmowy z doradcą w harmonogramie spotkań Google. Problem polegał na tym, że doradcy pracowali na CRM - nie mieli widoczności nowych rezerwacji w swoim narzędziu pracy. Z kolei dostępność w kalendarzu nie uwzględniała spotkań umówionych bezpośrednio w CRM, więc klient mógł trafić na termin, który był już zajęty. To klasyczna pułapka rozrośniętego stosu narzędzi: każde z nich działa poprawnie, ale nie rozmawiają ze sobą.
Doradca sprawdza CRM, klient widzi kalendarz, a między nimi jest luka, przez którą wpadają podwójne rezerwacje i pominięte spotkania. Do tego brak przypomnień - klienci zapominają o rozmowie, doradcy gubią się w harmonogramie. Każdy taki incydent to stracona szansa sprzedażowa i nadszarpnięte zaufanie. Automatyzacja spotkań Make.com rozwiązuje ten problem u źródła - łącząc oba systemy w jeden spójny przepływ informacji. Jeden raz wdrożona automatyzacja spotkań Make.com działa dalej sama.
Stworzyłam dwa workflow w Make.com. Pierwszy reaguje na nową rezerwację w Google Calendar, automatycznie tworząc zadanie w Livespace CRM z kompletem danych klienta. Doradca widzi termin rozmowy bez zaglądania do kalendarza, a na 15 minut przed połączeniem SMSAPI wysyła przypomnienie do obu stron. Drugi workflow działa zwrotnie: gdy doradca umawia zadanie w CRM, system aktualizuje dostępność w Google Calendar. Taka dwukierunkowa automatyzacja spotkań Make.com to kluczowa decyzja - tylko pełna pętla między systemami eliminuje ryzyko podwójnych rezerwacji.
Warto wyróżnić przypomnienia SMS - są skuteczniejsze niż mail czy push, bo SMS jest czytany niemal natychmiast. Ten detal drastycznie redukuje liczbę nieodebranych rozmów. Cały system powstał w godzinę i nie wymaga skomplikowanego wdrożenia, a jedynie precyzyjnego połączenia kalendarza, CRM i bramki SMS. Efekt to gotowa lista zadań dla zespołu i brak chaosu w grafikach. Jeśli Twój zespół gubi spotkania przez ręczne wpisy, automatyzacja spotkań Make.com to rozwiązanie, które wdrożysz w jeden wieczór.
